Tietosuojaseloste

 

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Finntriathlon Oy (Y: 2380511-9)
Mutalantie 1, 79600 Joroinen
044 296 5885, [email protected]

Yhteyshenkilö

Finntriathlon Info
Mutalantie 1, 79600 Joroinen
044 296 5885, [email protected]

Rekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen (ilmoittautumisen, tilauksen) täytäntöönpanemiseksi, sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja sen mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtuman ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröityjen tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.
Rekisteröidyn sähköpostiosoitetta käytetään tapahtumien uutiskirjeiden postituslistalla jälkimarkkinointia varten.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa / pyytää poistamaan itsensä uutiskirjeiden postituslistalta koska tahansa.
Tiedot poistetaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika sekä kilpailun aikaisen yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan itse ilmoittamat tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle.
Tapahtumien ilmoittautumistiedot, kuten esim. Rekisteröidyn nimi, sukupuoli, edustettu seura ja kilpailusarja siirretään tapahtuman tulospalvelusta huolehtivalle toimijalle (Finnresults), jota hallinnoi myös rekisterinpitäjä.

Rekisteröity on tapahtumaan ilmoittautuessaan hyväksynyt ilmoittautumissäännöt myöntänyt luvan tietojen jakamiseen mm. Julkiselle osallistujalistalle (www.finntriathlon.fi), tuloslistalle (www.finnresults.fi) sekä rekisterinpitäjän omalle markkinointilistalle uutiskirjeuutisointia varten. Tietoja jaetaan rajatusti ja vain siltäosin, kuin tarpeellista.

Mikäli tapahtuma on SM-tason kilpailu, jossa lajiliiton tulee tarkistaa kilpailijan edustusoikeus SM-kilpailussa, luovutetaan tiedot tarvittavilta osin lajiliitolle.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina.
Paperista aineistoa ei ole.
Kaikki rekisteritiedot sijaitsevat ilmoittautumisjärjestelmän (Lyyti) palvelimilla.
Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • Pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle

 

Yhteys rekisterinpitäjään: [email protected]